Philipp Bousa: Elus on kõik projektijuhtimine

Foto Neven Krcmarek. Allikas unsplash.com
Foto Neven Krcmarek. Allikas unsplash.com

Projektijuhtimise eksperdi ja EBSi külalislektori Philipp Bousa sõnul õpivad parimad projektijuhid nii enda kui teiste läbikukkumisest, olles tänu sellele järgmise projekti juures veel paremini ette valmistatud. Edukas ettevõtmine saab alguse ideest, selgest probleemipüstitusest ja korralikust taustauuringust. Lisaks kolmele eelmainitule on oluline sõnastada eesmärk, mis suunas tahetakse liikuda. Nii taustauuring kui ka probleemipüstitus aitavad eesmärki sõnastada selgelt ja mõõdetavalt. 

Hea projekt algab selgest eesmärgist

Eesmärk peab olema nutikas (smart) – see tähendab täpne (specific), mõõdetav (measurable), vastuvõetav (acceptable), realistlik (realistic) ja ajaliselt määratletud (time-based).

Bousa soovitab võtta eesmärgi mõõdetavateks väikesteks «tükkideks» – raske on ette näha, mis hakkab juhtuma järgmise viie aasta pärast, mistõttu on soovituslik ära määrata ka vahe-eesmärgid. Tavapärane on, et vahepeal tuleb ette mõõnasid, mistõttu vahe-eesmärkide seadmine ja nende saavutamine on suureks motivatsiooniks suuremate eesmärkide poole liikumisel.

Oluline on omada ettevõtlikku mõttemaailma, mis on aluseks edukusele projektijuhtimises ja hiljem ka ettevõtluses, selgitab Bousa edumeelset maailmavaadet.

Allikas pixabay.com

Allikas pixabay.com

Kumb on ikkagi tähtsam – kas eesmärgi saavutamine või protsess?

Bousa sõnul on esmalt oluline seada eesmärk, alles siis saab mõelda, milliste meetoditega sinna jõuda.

«Innovatsiooni generatsioon ehk tänased noored on kasvanud IT- ja tehnoloogiarevolutsiooni laines ning on harjunud teistsuguse keskkonnaga. Neile on omaks saanud Silicon Valley lähenemine, mille puhul tuuakse esikohale loovus ja õpetus: lihtsalt alusta tegevust ning alles siis näed, mida saavutad. Mina sellist lähenemist ei usalda, sest arvan, et sul peab olema siiski mingi eesmärk, et teada, millises suunas liikuda. Vastasel juhul võivad ühe tiimi liikmed liikuda paralleelselt erinevate sihtide poole. Usun, et eesmärgi täpsustamine on väga oluline,» rääkis Bousa, tuues näite sõidujagamissüsteemist UBER.

UBERi loojate eesmärgiks ei olnud luua uut taksofirmat, vaid nende sooviks oli tulla välja uue transpordilahendusega, mis sobiks ühiskonnale laiemalt.

Projektijuhtimisel on väga oluline meeskonna olemasolu, kuid alati ei ole head meeskonda leida. Kuidas toimida, kui oled oma projektiga üksi?

Projektijuht pole kunagi tegelikult üksi, samas pole võimalik olla edukas, kui tunned ennast üksi.

«Kui oledki ainus, kes aktiivselt oma ideega töötab, siis kindlasti testid seda oma sõprade, pere või tuttavate seas. Ükski suur ega väike äri ei ole edukas seetõttu, et keegi lõi selle üksi. Ka näiteks Facebook – Mark Zuckerberg justkui tegi selle üksi, aga ta ei oleks olnud nii edukas kui tema sõbrad või koolikaaslased poleks teda aidanud või ideed katsetanud. Üksinda keldris midagi toimetada ja siis suure innovatsiooniga välja tulla ei ole enam võimalik. Võib-olla oli see võimalik 1980. aastatel, aga tänases innovatsioonimaailmas enam mitte,» selgitas Bousa.

Bousa nõustub, et tegelikult on iga ettevõtmine omamoodi projekt ning projektijuhtimisega saab alustada juba maast madalast. Näiteks lasteaia jõulukontserdi korraldamine on ju tegelikult projekt ja iga rühma laps võib olla meeskonnaliige, kellel on täita oma ülesanne.

«Räägin alati tudengitele, et nad mõtleksid igast oma tegevusest struktureeritud kujul. Tihti selgub, et teadlikult või alateadlikult nad seda teevadki. Projektijuhtimine võib alguse saada juba koolis. On oluline, et õpetajad laseksid lastel ka läbikukkumist kogeda. Eksimist ei tohiks karistada, vaid seda tuleks võtta kui õppetundi – kui oled korra ebaõnnestunud, oled hiljem ju targem,» kinnitas Bousa.

Õpi enda, mitte teiste järgi

Noortele, kes on alles oma projekti või ettevõtte loomise idee alguses, soovitab Bousa end mitte lasta mõjutada vanematest kogenud tegijatest.

«Räägin siinkohal mentorlusest. Kuigi usun, et mentorid ja kogenud inimestelt õppimine on olulised, pean ma pigem silmas, et neilt saab õppida reegleid selle kohta, kuidas ettevõtlus töötab, kuidas makse maksta ning millised on üldised majandusseadused. Mentorid aga ei tohiks piirata noorte loovust, öeldes ette, milline peaks nende ettevõtte toode või teenus olema või kuidas peaks toimima nende tootearendus ja turundus. Vastasel juhul lükatakse noored tegema asju traditsiooniliselt ning see ei aita kaasa innovatsioonile. Pigem võiksid noored kaasata enda sõpru ja eakaaslasi ning luua ideid, mõeldes iseendale,» õpetas Bousa.

Projektijuhtimise õppejõud arvab, et enne ülikooli astumist, umbes 18–19-aastaselt, võiks noortel olla juba läbitud kaks kuni kolm projekti – näiteks õpilasfirma loomise või mõne heategevusprojekti näol.

«16-aastaselt alustades võib olla juba hilja. Usun, et juba lapsena võiks alustada väikeste projektikestega – sotsiaalprojektid, heategevus jne. Oluline on näidata lastele, millised võimalused on maailmas olemas,» rääkis Bousa. Tema arvates peaksid noored keskkooli astudes juba aru saama, kuidas maailm töötab. «Nad võiksid omada üldist ülevaadet nii poliitikast kui ühiskonnast. Saavutamaks innovatsiooni poliitikas, mis on hetkel pigem seeniorite valdkond, oleks vaja uusi mõtteid ja muutusi just noorte poolt.»

Kuigi Eesti meedias ja ühiskonnas räägitakse palju sellest, et värskelt koolipingist tulnud noortel puudub tihti nõutud töökogemus, tõdeb Bousa, et vajalikke kogemusi saab ka õppetöövälistes projektides osaledes.

«Igal juhul võtaksin tööle noore, kelle CV-s on kirjas näiteks õpilasomavalitsuse juhtimise või mõne heategevusprojekti vedamise kogemus, kui lihtsalt head hinded tunnistusel,» sõnas Bousa.

«Oleneb muidugi, millisele positsioonile töötajat otsida, kogemused genereerivad rohkem väärtust. See näitab, et tulevane töötaja oskab probleeme lahendada, iseseisvalt töötada, oma riskidega arvestada ning on harjunud, et asjad võivad vahel ka kehvasti minna,» kinnitas ta.

Peamine väljakutse noortele projektijuhtimise maailma tutvustamisel on muuta see nende jaoks põnevaks.

«Lisaks majandusteadmistele koolis tuleks muuta kooliprojektid huvitavaks ja lõbusaks. See inspireerib neid ise tegutsema ja lahendusi välja mõtlema,» rääkis Bousa, kuidas noored saaksid juba varakult tööturul ja ettevõtluses vajalikke kogemusi koguda. 

 Philipp Bousa on töötanud konsultandi ja vanemkonsultandina erinevates ettevõtetes, projektijuhina ettevõttes IBM Global Business Services ning on hetkel IT-strateegia juht ettevõttes Accenture Germany Focus Areas ja õpetab Estonian Business Schoolis projektijuhtimist.

Philipp Bousa on töötanud konsultandi ja vanemkonsultandina erinevates ettevõtetes, projektijuhina ettevõttes IBM Global Business Services ning on hetkel IT-strateegia juht ettevõttes Accenture Germany Focus Areas ja õpetab Estonian Business Schoolis projektijuhtimist.

Projektijuhtimise õppejõud: need on viis suurimat viga projektijuhtimisel

1. Keskendutakse üksikute inimeste vigadele, mitte meeskonna kui terviku tugevusele

Iga projekt vajab õnnestumiseks kogu meeskonna pingutust. Projektijuhid peavad oskama võimendada ja integreerida projekti töösse tiimiliikmete erinevaid motivatsioone, analüüsivõimet, eneseväljendusoskusi ning muid võimeid ja teadmisi. Vigade ilmnemisel tuleks nendest ühiselt õppida, mitte üksikuid inimesi süüdistada. Kui midagi läheb valesti, on ainus süüdlane projektijuht.

2. Projektijuhid ei käitu tiimiliikmetena

Projektijuhid, kes käituvad vaid oma autoriteedi ja võimu näitajana, kukuvad läbi. Edukad projektijuhid teenivad ära oma meeskonna usalduse, käitudes tiimi täieõigusliku liikmena, eirates hierarhialiine ning keskendudes iga tiimiliikme väärtustele ja vajadustele.

3. Tehakse kõik ise ära või keskendutakse ainult detailidele

Edukas projektijuhtimine põhineb delegeerimisel ja koordineerimisel. Projektijuhi kohustuseks on jagada õiged ülesanded ja kohustused õigetele inimestele. See aitab projektijuhil hoida silma peal suurel pildil ning tõsta meeskonnaliikmete motiveeritust.

4. Tööriistaga loll on lihtsalt loll

Liiga paljud projektijuhid alustavad tööd projektijuhtimise tööriista või tarkvara ettevalmistamisega, kuid projekti visiooni, plaani ja tegevuskava ei saa programm ise välja mõelda – need tuleb sinna sisestada. Projektijuhtimise tarkvara peaks toetama töö planeerimist ja elluviimist, kuid ei saa kunagi kompenseerida nõrka projekti ega meeskonnajuhtimise oskusi. Projekt on alati inimeste asi.

5. Välditakse muutusi

Iga projekt võib aja jooksul muutuda nii suuruselt, ajaliselt, eelarveliselt kui ka kvaliteedi poolest. Et projekt oleks edukas, peab projektijuht muutusteks valmis olema ja neid aktsepteerima.

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga